Ettevõtlusega tegelemine võib olla stressirohke. Toote või teenuse pakkumisega kaasneb hulk tegevusi, mis esmapilgul ehk pähegi ei turgata või alahinnatakse nendele kuluvat aega. Kuidas endale koduleht või e-pood teha? Millistes kanalites end turundada? Kui tihti postitada ja kust selleks ideid ja aega leida? Suhtlemine klientidega ampsab samuti tööpäevast korraliku aja ning arvuti desktopile salvestatud dokumendid ootavad, et lõpuks leitakse aeg, kui neid organiseerima hakatakse.
Eelnev on vaid käputäis näited kõigest sellest, millega ettevõtluses rinda pista tuleb. Tihtipeale puudub väikeettevõtjal rahaline ressurss, et endale assistent palgale võtta ning üritatakse hambad ristis kõike üksi teha. Nii võib aga üsna kiirelt pead tõsta motivatsiooni langus või sootuks läbipõlemine. Õnneks on tänasel päeval turule tulnud virtuaalse assistendi teenuse pakkujad, kes aitavad ettevõtjatel seda koormat kanda.
Kes on virtuaalne assistent?
Virtuaalne assistent on isik, kes üldjuhul pakub teenust enda osaühingu või mõne muu ettevõtlusvormi vahendusel ning pakub kaugtööna klientidele administratiivset, tehnilist või loomingulist abi. Teenust pakutakse valdavalt tunnihinna põhiselt, kasutades ülesannete täitmiseks isklikku arvutit. Virtuaalassistendi teenuseid on võimalik kasutada nii pikaajaliselt, kui ka vaid ühe projekti raames.
Virtuaalassistentide tööpõld on lai – tegeletakse andmete sisestusega, e-posti haldusega, kalendri haldamisega, tekstide toimetamisega, kliendisuhtlusega, sotsiaalmeedia haldusega, kodulehtede valmistamisega ja veel palju muuga. Tihtipeale on virtuaalsed assistendid endale valinud mingi niši või spetsialiseerumise.
Milleks on ettevõtjal virtuaalse assistendi teenuseid vaja?
Virtuaalsed assistendid pakuvad ettevõtjatele mitmeid eeliseid ja on muutunud järjest populaarsemaks, kuna nad võimaldavad säästa aega, vähendada kulutusi ning suurendavad ettevõtte efektiivsust. Toon välja mõned peamised peamised põhjused, miks võiks ettevõtja kaaluda virtuaalse assistendi teenuse kasutamist.
Virtuaalne assistent aitab vähendaja ajakulu
Virtuaalsed assistendid saavad üle võtta korduvad või aeganõudvad ülesanded, nagu e-kirjade haldamine, kalendri haldamine, andmete sisestamine, infootsingud ja palju muud. Pikema koostöö ning usalduse korral on võimalik virtuaalsele assistendile delegeerida erinevate uudiskirjade, tekstide ja postituste koostamist (eeldusel, et tuntakse teineteise kirjastiile ning mõistetakse ka kliendi tegevusala) ja visuaalide loomist. Selliste ajamahukate ülesannete virtuaalsele assistendile delegeerimine vabastab ettevõtja aega, mille arvelt ta saab keskenduda strateegilisematele ülesannetele.
Virtuaalne assistent aitab kulusid kokku hoida
Võrreldes täiskohaga töötajatega, võivad virtuaalsed assistendid olla kuluefektiivsemad, kuna ettevõtjad maksavad ainult tehtud töötundide eest ja ei pea muretsema lisakulude nagu sotsiaalkindlustusmaksud, kontoriruum, varustus jms pärast. Üldjuhul ei pea virtuaalse assistendi teenust kasutama iga kuu samas mahus. Kui mõnes kuus on vähem ülesandeid, mida delegeerida, siis kasutad teenust ka väiksemas mahus.
Virtuaalassistendi teenus on paindlik
Virtuaalsed assistendid töötavad sageli kaugtööna, mis tähendab, et neid saab palgata ükskõik millisest maailma otsast. See annab ettevõtjatele juurdepääsu laiale talentide ringile ja võimaldab leida just neile sobiva oskustega assistendi. Soovid siseneda ingliskeelsele turule? Ehk on siis mõistlik endale teenuse osutajaks võtta keegi, kes on antud riigis pädev ja keeleliselt tugev? Valikuvõimalusi jagub, sest virtuaalse assistendi amet kogub populaarsust igal pool maailmas. Ka paljud Eesti virtuaalsed assistendid paikevad hoopis väljaspoolt kodumaa piire.
Lisaks võimaldavad virtuaalsed assistendid ettevõtetel kiiresti kohanduda muutuva töökoormusega, lisades või vähendades abikäsi vastavalt vajadusele, ilma et peaks muretsema traditsiooniliste töölevõtmise või koondamise protsesside pärast.
Virtuaalne assistent suurendab produktiivsust
Delegeerides ülesandeid virtuaalsele assistendile, saab ettevõtja keskenduda oma ettevõtte põhitegevusele, mis viib ettevõtet edasi. Olgu selleks siis uute koolituste sisuline koostamine, tootearendus jpm. Milleks kulutada enda väärtuslikku aega sellele, mis silma särama ei pane?
Virtuaalassistendid teevad eriülesanded ja -oskused kättesaadavamaks
Nagu eespool mainitud, siis tihtipeale on virtuaalassistendid spetsialiseerunud kindlale töölõigule või valinud endale mingi niši. Mõnikord vajavad ettevõtjad spetsiifilisi oskusi või teadmisi, mida nad ise ei oma. Virtuaalsed assistendid, kes on spetsialiseerunud näiteks sotsiaalmeedia haldamisele, veebidisainile või turundusele, saavad neid vastavaid oskusi pakkuda. Tihtipeale on rahaliselt mõistlikum osta mingit teenust sisse, kui hakata seda oskust ise nullist õppima. Aeg, mis pannakse uue oskuse õppimisse, kipub tihtipeale kujunema kallimaks sellest, kui juba oskustega inimene selle töölõigu ära teeb.
Virtuaalne assistent aitab hoida töö- ja eraelu tasakaalu ning on väärt nõuandjaks
Delegeerides aeganõudvaid ülesandeid, saab ettevõtja paremini hallata oma töö- ja eraelu tasakaalu, mis on oluline stressi vähendamiseks ja üldise heaolu parandamiseks. Miks hakatakse tegelema ettevõtlusega on ju üldiselt see, et soovitakse välja saada palgatöö oravrattast ning olla oma aja peremees. Sageli kujuneb aga välja olukord, et väikeettevõtja teeb tööd veel suuremas mahus, kui ta tegi palgatööl, sest nüüd on järsku ettevõtte kõik töölõigud tema kanda. Siinkohal on aga virtuaalne assistent suureks abiks.
Samuti võib virtuaalassistendist kujuneda hea nõuandja, kellega tööalaseid kitsaskohti jagada. Temalt võib saada enda probleemile sootuks teise väljavaate ning miks mitte ka lahenduse. Nagu öeldakse: kaks pead on kaks pead.
Kas Sinul on virtuaalassistendi teenust vaja?
Kui Sa oled mikro- või väikeettevõtja ja mõni eelnevatest punktidest Sind kõnetas, siis tõenäoliselt on. Kindlasti pead enda jaoks selgeks mõtlema, kas oled valmis ülesandeid delegeerima ning teist inimest usaldama. Kuna võib juhtuda, et Sa oma virtuaalse assistendiga väljaspool virtuaalmaailma kunagi ei kohtugi, siis võib alguses tunduda harjumatu enda ettevõttega seotud asjaajamist kellegi „võõra“ kätte usaldada. Samas, enda kogemusest lähtudes, võivad sellised suhted vägagi toetavaks muutuda.
Kui tunned, et oled selleks valmis, siis julgustan Sind kontakti võtma mitme teenuspakkujaga ning jagama temaga nägemust teie koostööst. Oluline on, et leiaksid inimese, kellel on vajalikud oskused Sinu soovitud tööülesannete täitmiseks ja te inimestena klapiksite. Julget pealehakkamist!